Principper for sagsbehandlingen

Nye procedureregler – vedtaget på møde i Kontaktinstansen den 27. januar 2022

Grundprincipper

Al dialog med den uafhængige kontaktinstans (herefter KI) samt medvirken til sagsbehandlingen er frivillig. KI tager ikke sager op på eget initiativ. KI vil som alt overvejende udgangspunkt ikke selv kontakte eventuelle vidner, men taler med alle, der henvender sig med informationer.

Med klager menes i det videre den person, som en påstået uacceptabel adfærd/brud på samværspolitikken er gået ud over, dvs. den forurettede. Klager har hånd i sagsgangen inden for de rammer, der gives af denne beskrivelse. Dette indebærer, at når der sker en henvendelse om uacceptabel adfærd, vil den videre proces, f.eks. hvem KI taler med og på hvilket tidspunkt, ske i dialog med klager. Formålet er, at pågældende har indsigt i, hvor KI er i processen, og at pågældende på ethvert tidspunkt i processen kan beslutte, at KI ikke skal gå videre med sagen. Såfremt klager ønsker, at KI behandler sagen, og som beskrevet nedenfor, er det udelukkende KI, der beslutter, om og i givet fald hvordan sagen sagsbehandles, herunder eventuelt hvilke tiltag, der anbefales.

KI arbejder ud fra et princip om, at beslutninger træffes i enighed i KI og ellers ud fra et princip om almindeligt flertal. Manglende enighed i KI enten om et sagsbehandlingsskridt eller om KIs vurdering og/eller anbefaling vil fremgå af journaliseringen eller vurderingen og/eller anbefalingen.

Anonymitet og fortrolighed

KI har selvpålagt tavshedspligt udadtil, men deler (bortset fra tilfælde af inhabilitet) alle oplysninger indadtil i KI.

Oplysninger om uacceptabel adfærd kan gives med ønske om, at ingen andre end medlemmerne af KI får kendskab til identiteten på klager. Dette uagtet om det er noget, der er gået udover klager selv, eller noget, som klager har overværet. Hvis klager ønsker fuld anonymitet, vil dette kunne begrænse KIs muligheder for at få sagen tilstrækkeligt belyst og vil dermed kunne begrænse KIs muligheder for at behandle brud på samværspolitikken.

Oplysninger om uacceptabel adfærd kan gives med et ønske om, at kun ét medlem af KI får kendskab til identiteten på klager. I givet fald vil KI-medlemmet registrere oplysningerne, idet GDPR og ønske om anonymitet vil blive iagttaget, men medlemmet vil som alt overvejende hovedregel ikke have mulighed for at behandle sagen.

Forhold, der vurderes at være i strid med lovgivningen (dvs. kriminelle forhold), skal anmeldes til politiet, enten af klager, af et vidne eller af KI. Politianmeldelse uden klagers eller forurettedes samtykke vil kun kunne ske i helt ekstraordinære situationer.

Oplysning af sagen

Når KI modtager oplysninger om påstået uacceptabel adfærd/brud på samværspolitikken, drøfter KI den videre behandling af sagen på det førstkommende møde. KI tilstræber at mødes én gang månedligt.

Til brug for belysning af sagen vil der typisk gennemføres samtaler med klager og med den eller de person(er), der beskyldes for at have udøvet uacceptabel adfærd. KI kan inddrage den dokumentation, den finder relevant og afgør selv, hvornår den finder sagen tilstrækkeligt oplyst til at kunne give sin vurdering og anbefaling.

KI afgør selv, hvornår en sag anses for afsluttet. KI kan beslutte at genoptage en sag, enten på baggrund af en ny henvendelse eller af egen drift.

Vurdering og anbefaling

KI vurderer på baggrund af oplysningerne og given dokumentation, hvorvidt samværspolitikken er overtrådt. KI afgiver på den baggrund sin anbefaling til mulige tiltag til det relevante ledelseslag. KI kan også vælge ikke at foretage sig yderligere, f.eks. fordi sagen ikke kan blive tilstrækkeligt belyst (eksempelvis hvis klager ikke ønsker, at pågældendes identitet bliver kendt for andre end den uafhængige kontaktinstans) eller fordi bevisets stilling er uklar (eksempelvis fordi det er ord mod ord, og der ikke findes yderligere, der kan belyse sagen).

Samtidig med, at det relevante ledelseslag modtager en anbefaling om mulige tiltag, orienterer KI om sin vurdering og anbefaling, samt overvejelserne bag, både til den/de, der eventuelt har været udsat for uacceptabel adfærd, og til den/de, der er beskyldt for at have udøvet uacceptabel adfærd. Dette sker med det formål, at alle parter kan komme godt videre med deres respektive radikale liv.

KI vil kunne anmode om, at det relevante ledelseslag løbende informerer KI om de skridt, der er sket til efterlevelse af anbefalingen.

Vidner vil ikke blive orienteret om det nøjagtige indhold af vurderingen/anbefalingen, men kan modtage en mere overordnet orientering om sagens udfald, såfremt KI finder det hensigtsmæssigt.

Mediation og forsoning

KI kan, afhængig af sagens karakter, foreslå, at klager og den, der er beskyldt for at have udøvet uacceptabel adfærd, mødes for at drøfte, hvad der er sket. KI kan også foreslå en mediation ved medvirken af uvildig mediator. Parternes deltagelse i et sådant møde er baseret på fuld og reel frivillighed og én eller begge parters manglende ønske om at deltage i et medierende møde har ingen indflydelse på KIs vurdering/anbefaling. Mediation kan finde sted såvel under sagsbehandlingen som efter sagens afslutning og er et tilbud, som åbner for, at begge parter kommer godt videre med mulighed for forsoning med hændelsen og med hinanden.

Registrering af oplysninger og journalisering

Sagsbehandlingen dokumenteres skriftligt under hensyntagen til de digitale borgerrettigheder som beskrevet i persondataforordningen (herefter GDPR).

De personer, som KI har modtaget personlige/personfølsomme oplysninger om, skal orienteres om dette umiddelbart efter modtagelsen, herunder om registreringen, formålet med registreringen samt om hvornår oplysningerne forventes slettet, jf. reglerne i GDPR. Det kan efter omstændighederne være den, der har klaget over en uacceptabel adfærd, den, som er beskyldt for at have udøvet uacceptabel adfærd, vidner eller andre, der har afgivet oplysninger til belysning af sagen.

Kun de personlige, herunder personfølsomme, oplysninger, der er nødvendige for at behandle sagen, registreres. Journalisering med angivelse af personfølsomme oplysninger opretholdes ét år efter sagens afslutning. Herefter slettes alle personhenførbare oplysninger og sagen vil efterfølgende kun fremgå som en overordnet og anonymiseret del af kontaktinstansens årlige tilbagerapportering til Forretningsudvalg og Hovedbestyrelse. Ét-årsreglen vil i særlige tilfælde kunne fraviges, eksempelvis hvis der er tale om et større sagskompleks og/eller hvis det relevante ledelseslag efter et år ikke har givet KI en (endelig) orientering om de skridt, der er taget til at efterleve KI’s anbefalinger. Hvis 1-årsreglen fraviges, orienteres de personer, hvis oplysninger fortsat er at finde i journalen, og de orienteres samtidig om, hvornår oplysningerne forventes slettet.

Klage

Klager over KIs procedurer rettes til Forretningsudvalget. Der kan ikke klages over indholdet af KIs vurdering og anbefaling, idet denne ikke er bindende for ledelseslaget.