Retningslinjer for håndtering af sager i Radikale Venstre

Det er vigtigt, at negative konflikter, samarbejdsvanskeligheder, uacceptabel adfærd og lignende situationer bliver håndteret hensigtsmæssigt i Radikale Venstre. Dette gælder særligt for de tilfælde, der har en sådan alvor eller karakter i øvrigt, at de bliver nødvendige at tage op i partiets formelle organer, og de dermed får karakter af egentlige sager.

Formålet med disse retningslinjer er at medvirke til at sådanne sager, der tages op i partiets formelle organer, behandles på en rimelig, effektiv og sammenhængende måde på tværs af partiets organer. Der kan bruges mange ord om dette, eksempelvis retfærdighed, retssikkerhed, ordentlighed eller procesretfærdighed.

De organer i Radikale Venstre, der kan håndtere sager af forskellig karakter, er navnlig Kontaktinstansen, Foreningsnævnet, Forretningsudvalget og Hovedbestyrelsen. Dette dokument indeholder fælles retningslinjer for behandling af sager på tværs af partiets organer og mere specifikke retningslinjer for Kontaktinstansen, Foreningsnævnet og for samarbejdet mellem Kontaktinstansen og Foreningsnævnet.

1.1. Hvornår kan noget tages op som en sag?

En given adfærd mv. kan tages op som en sag i ét af partiets formelle organer, når sagen ligger inden for det pågældende organs kompetenceområde, som defineret i vedtægterne eller bindende retningslinjer, og har en tilstrækkelig tilknytning til Radikale Venstre.

En sag har tilstrækkelig tilknytning til Radikale Venstre i disse nedenstående tilfælde:

• Vedtægterne, samværspolitikken eller lignende retningslinjer brydes til et arrangement i partiet eller på grund af en formel beslutning på vegne af partiets organer.
• Et folkevalgt medlem, eller et medlem med en særlig betroet tillidspost i landsforbundet bryder samværspolitikken overfor et andet medlem af partiet. Her vil adfærd i mere private sammenhænge altså også kunne tages op som led i en sag, da de pågældende medlemmer af partiet har påtaget sig et særligt ansvar for at overholde samværspolitikken ved at stille op til deres post. Her vil der gælde det princip at jo mere privat en sammenhæng, jo mere alvorligt skal bruddet være for at sagen kan tages op.
• En ellers privat situation væsentligt påvirker partiets arbejde. Her er det dog udelukkende påvirkningen på partiets arbejde, der kan tages op.
• En ellers privat situation gør det nødvendigt at diskutere en suspension af medlemsrettigheder efter vedtægternes § 2, stk. 6.

1.2. Habilitet

I et lille parti med mange udvalg og varierende samarbejdskonstellationer – både formelt og uformelt – vil de fleste medlemmer have et vist forhåndskendskab til hinanden. Et sådant almindeligt forhåndskendskab bør ikke i sig selv medfører inhabilitet. Samtidigt bør det undgås, at medlemmer medvirker til behandlingen af sager, når det af reelle og konkrete grunde kan medføre, at sagsbehandling bliver forudindtaget eller fremstår som sådan.

Et medlem bør ikke medvirke ved behandlingen af en sag, hvis:

• Vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse.
• Vedkommendes ægtefælle, faste partner eller nært beslægtede har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald.
• Vedkommende tidligere har været part i en sag, hvor en af sagsparterne i den aktuelle sag, også var part.
• Vedkommende har en udpræget nær eller udpræget konfliktfyldt relation til en af sagsparterne.

I tvivlstilfælde bør et medlem af et organ gøre de øvrige medlemmer af organet opmærksomme på de grunde, der muligvis vil kunne medføre, at medlemmet er inhabilt.

1.3. Informationssikkerhed

Det er afgørende for tilliden til sagshåndteringen, at der kan sikres et højt niveau af informationssikkerhed.

Når du henvender dig til kontaktinstansen gælder det, at du bestemmer om sagen skal gå videre, og om dokumentation du overdrager til Kontaktinstansen, kan videregives.

I mange af partiets fora, herunder Hovedbestyrelsen og Forretningsudvalget, er de fleste drøftelser som udgangspunkt fortrolige. Dette indebærer en risiko for, at det bliver sløret, at der er helt særlige grunde til, at det er partiets organer, der i henhold til partiets interne regler og retningslinjer beslutter hvem, der modtager de oplysninger om bl.a. personlige forhold, som indgår i sager. Sådanne oplysninger bør derfor for klarhedens skyld betegnes ”tavshedsbelagte oplysninger”.

Tavshedsbelagte oplysninger omfatter bl.a. personlige oplysninger, som indgår i henvendelser til Kontaktinstansen og oplysninger, som hidrører fra mæglingssamtaler mellem parter i en sag ved Kontaktinstansen eller Foreningsnævnet.

Når du henvender dig til kontaktinstansen gælder det, at du bestemmer om sagen skal gå videre, og om dokumentation du overdrager til Kontaktinstansen, kan videregives.

Det er essentielt for opretholdelse af fortroligheden og for tilliden hertil, at disse regler altid overholdes, samt at organerne sikrer klare regler om håndtering af både digitale og fysiske dokumenter. Derfor bør alle fora i partiet højtideligt formanes om, at der er tale om tavshedsbelagte oplysninger, inden de modtager tavshedsbelagte oplysninger mundtligt. Ligeledes bør medlemmer af sådanne fora underskrive en erklæring om, at de er bekendte med retningslinjerne for tavshedsbelagte oplysninger her i partiet. Hvis man får kendskab til, at et medlem uberettiget deler tavshedsbelagte oplysninger, bør vedkommende fratages den tillidspost, hvorigennem medlemmet har modtaget de tavshedsbelagte oplysninger. Dette finder ikke anvendelse på partiorganers fejlagtige deling af tavshedsbelagte oplysninger. Ved læk af tavshedsbelagte oplysninger bør organet igangsætte en evaluering af hvordan man kan forbedre informationssikkerheden i fremtiden.

1.4. Sagsbehandlingstider

Det er væsentligt for både sagernes parter og for partiet som helhed, at sager, der tages op i partiets formelle organer, bringes til afslutning hurtigst muligt.

Alle sagsbehandlende organer bør efterstræbe, at behandlingen af en sag startes umiddelbart efter sagens modtagelse. Dette indebærer at det første reelle sagsskridt bør tages senest inden for 14 dage efter sagens modtagelse.

Det påhviler det sagsbehandlende organ at sikre, at der er den fornødne fremdrift i sagsbehandlingen. Kontaktinstansen og Foreningsnævnet, kan fastsætte rimelige svarfrister, når de henvender sig til sagens parter. Overholdes en sådan frist ikke, kan det pågældende organ vælge at fortsætte behandlingen af sagen på det foreliggende grundlag uden at afvente svaret.

Når det relevante beslutningsgrundlag foreligger, bør det kompetente partiorgan tage stilling til sagen uden unødig forsinkelse. Dette indebærer, at beslutningen om en evt. formel reaktion fra partiets side bør tages senest en måned efter beslutningsgrundlaget foreligger.

1.5. Radikal Ungdom

Radikal Ungdom og Radikale Venstre er formelt uafhængige organisationer, som dog har et tæt samarbejde, der bl.a. kommer til udtryk derved at medlemmer af Radikal Ungdom ofte deltager i arrangementer i regi af Radikale Venstre – i nogle tilfælde uden at være medlemmer af Radikale Venstre. Medlemmer af Radikal Ungdom har derfor mulighed for at klage til Radikale Venstres formelle organer, herunder Kontaktinstansen, på lige fod med medlemmer af Radikale Venstre.

Medlemmer af Radikal Ungdom kan vælge at lade sig repræsentere af Radikal Ungdoms Forretningsudvalg i forbindelse med behandlingen af en sag i regi af Radikale Venstres formelle organer.

Rollen for Radikal Ungdoms Forretningsudvalg vil være at stå for kommunikationen om sagsbehandlingen samt at rådgive RU-medlemmet. Radikal Ungdoms Forretningsudvalg vil desuden have mulighed for at rådgive Radikale Venstres konflikthåndteringssystem om Radikal Ungdoms korresponderende system, men vil ikke have plads i nogle af organerne eller på en anden måde deltage i deres beslutninger.

En given adfærd, disposition eller lignende kan ikke anses for at mangle tilstrækkelig tilknytning til Radikale Venstre blot fordi den, som adfærden var rettet mod, var medlem af Radikal Ungdom, men ikke af Radikale Venstre.

1.6. Suspension af medlemsrettigheder

Efter vedtægternes § 2, stk. 6 kan Forretningsudvalget, hvis et medlem bringer organisationen i miskredit ved grove strafbare handlinger eller ikke overholder Radikale Venstres samværspolitik, suspendere medlemsrettighederne, helt eller delvist, i en tidsbegrænset periode.

Bestemmelsen er den alvorligste formelle sanktion, som vedtægterne indeholder, og bør derfor kun anvendes i tilfælde, hvor alle andre reaktionsmuligheder er udtømte eller fremstår uvirksomme.

Bestemmelsen er bl.a. relevant, når et medlem har begået et strafbart forhold, herunder et seksuelt overgreb, mod et andet medlem, det er dog ikke et krav efter bestemmelsen, at det relevante medlem er straffet. Bestemmelsen vil bl.a. efter omstændighederne kunne anvendes som et midlertidigt middel, når der er rimelige grunde til at antage, at et medlem har begået et seksuelt overgreb mod et andet medlem, mens sagen behandles i retsvæsnet. Formålet hermed er, at det antageligt forurettede medlem ikke skal møde det antageligt forurettende medlem i radikalt regi mens sagen verser – det er altså ikke udtryk for, at Radikale Venstre fælder en dom i retsvæsnets sted.

Kontaktinstansen behandler sager om mulige overtrædelser af samværspolitikken. Den har til formål at 1) at være en neutral instans der kan modtage personsager, der er komplekse f.eks. fordi sagen handler om den nærmeste leder selv, og kan give dem videre til et ikke-inhabilt organ, 2) at kunne mediere sager og 3) at indsamle oplysninger om sagen, således at man har mulighed for at opdage mønstre af adfærd, der bryder med samværspolitikken.

Hvis Kontaktinstansen modtager henvendelser direkte, bør instansen overveje hvorvidt disse ligger inden for dens sagsområde, og om dele af eller hele henvendelsen bør sendes videre til Foreningsnævnet.

Kontaktinstansen bør ikke af egen drift opsøge nye sager. Når en sag er taget under behandling i Kontaktinstansen, og det står klart, at sagen ikke kan løses gennem mægling, bør Kontaktinstansen tage alle rimelige skridt for at tilvejebringe et fuldstændigt billede af sagen, herunder at kontakte medlemmer, der vil kunne have viden om sagen med henblik på at indsamle deres vidnesbyrd.

2.1. Kontaktinstansens mediering

De personsager, der kommer til Kontaktinstansens kendskab, vil blive forsøgt håndteret konkret gennem mediering efter dialog med såvel den person, som den uacceptable adfærd er rettet imod, og den person, der er beskyldt for at have udøvet uacceptabel adfærd, i det omfang det er muligt.

Den generelle linje er, at sager skal søges håndteret konkret og således, at både modtageren og udøveren af den uacceptable adfærd finder, at der er lyttet til deres synspunkter, og at sagen er håndteret tilfredsstillende og fyldestgørende i forhold til grovheden af sagen. Målet er, at begge parter kan komme godt videre med deres respektive radikale liv, idet udøveren forventes at være blevet klogere på og have indrettet sin adfærd efter, hvor grænsen for uacceptabel adfærd går.

Ved gentagende adfærd og alvorlige hændelser, hvor der er behov for at reagere med en sanktion, eller sager hvor mediation ikke kan tilvejebringe et tilfredsstillende resultat for parterne, kan Kontaktinstansen overdrage sagen til det relevante organ i partiet, jævnfør nedenfor.

2.2. Overdragelse af sager fra Kontaktinstansen

Sager, som Kontaktinstansen vurderer, at der skal træffes afgørelse i, kan blive sendt til et af disse ledelseslag i partiet:

• Udgangspunktet vil være at sende personsager til et personsagsforum under Forretningsudvalget, herunder sager der omhandler siddende medlemmer af kommunalbestyrelser og regionsråd. Dette forum vil kunne udøve organets beføjelser i personsager, således at en sag ikke skal behandles af alle medlemmer. Forretningsudvalget afgør selv, hvordan dette forum sammensættes. I meget alvorlige sager har Forretningsudvalget jævnfør vedtægternes § 2, stk. 6 mulighed for midlertidigt at fratage kandidaturer, andre tillidsposter og medlemsrettigheder. Denne vedtægt er desuden baggrunden for at man i mindre alvorlige sager har mulighed for at afslutte med advarsler eller gennem mægling forrettet af et højtstående medlem af partiet, fordi parterne vil vide at man ultimativt vil kunne vælge en mere alvorlig sanktionsmulighed, hvis ikke deres adfærd ændres.

• I særlige tilfælde, hvor det skønnes nødvendigt for en god og retfærdig proces, kan Kontaktinstansen sende sager til et personsagsforum i Hovedbestyrelsen. Ligesom dets pendant i Forretningsudvalget, vil Hovedbestyrelsens personsagsforum have mulighed for at udøve organets beføjelser. Dette personsagsforum vil være en gruppe på medlemmer af Hovedbestyrelsen, valgt i starten af foreningsåret. Som udgangspunkt vil Kontaktinstansen sende Hovedbestyrelsen stærkt principielle sager, sager om medlemmer af FU eller sager, hvor Forretningsudvalget er inhabile. Hovedbestyrelsen personsagsfora vil blive givet samme sanktionsmuligheder og vil desuden være stedet, hvor et medlem jævnfør vedtægternes § 2, stk. 6 har mulighed for at anke en suspension.

• Som udgangspunkt vil sager omhandlende siddende medlemmer af folketinget sendes til den radikale folketingsgruppes gruppeledelse. Skulle sagen omhandle et medlem af gruppeledelsen, vil sagen i stedet som udgangspunkt sendes til folketingsgruppen som helhed.

Ultimativt er det dog Kontaktinstansen selv, der afgør hvilket af de ovenstående organer, der er det bedst egnede ledelseslag at sende en sag til, herunder at organet er habilt og har beføjelser til relevante sanktioner. Kontaktinstansen videregiver naturligvis alle relevante oplysninger, de indsamler, til de ledelseslag, der skal behandle sagen.

Når en sag overdrages, bør Kontaktinstansen:

1. Give den part, hvis adfærd er påklaget, mulighed for at udtale sig: Det vil sige, at parten er blevet forelagt de oplysninger, som indgår i sagen, og at disse oplysninger ikke har været anonymiseret på en sådan måde, så det forhindrer eller begrænser parten i at udtale sig herom.
2. Sikre sig, at den part, der har indgivet sagen til kontaktinstansen, fortsat ønsker, at behandlingen af sagen skal fortsætte.
3. Have taget alle rimelige skridt, der kan bidrage til at belyse, hvad der faktisk er sket i sagen.
4. Gøre tydeligt opmærksom på, hvilke oplysninger Kontaktinstansen evt. ikke har kunnet bekræfte, samt gøre det tydeligt for det modtagende organ, hvilke kilder de oplysninger, som indgår i sagen, stammer fra, således at det modtagende organ vil kunne stille supplerende spørgsmål mv. i relevant omfang.

Kontaktinstansens overdragelse af sagen, bør begrænses til at beskrive de oplysninger, som Kontaktinstansen har tilvejebragt. Der bør således ikke indgå en anbefaling til sagens videre håndtering.

Det er muligt at henvende sig anonymt til Kontaktinstansen, og i sådanne tilfælde skal anonymiteten respekteres hele vejen igennem håndteringen af sagen. I sådanne tilfælde bør den anonyme henvender dog informeres om, at anonymiseringen kan tages med i den samlede vurdering af sagen.

2.3. Kontaktinstansens behandling- og opbevaring af personoplysninger

Kontaktinstansen behandler personoplysninger, og er derfor underlagt de databeskyttelsesretlige regler. Det betyder bl.a., at Kontaktinstansen i almindelighed ikke kan dele de personoplysninger, som den behandler, når der ikke er en konkret grund til at oplysningerne bør deles.

Kontaktinstansen har bl.a. til formål at indsamle oplysninger om sager, således at man har mulighed for at opdage mønstre af adfærd, der bryder med samværspolitikken f.eks. mobning, hvor et enkelt tilfælde sjældent vil være nok til at give anledning til en reaktion fra partiets side. Når Kontaktinstansen har afsluttet behandlingen af sag eller en henvendelse opbevares sagens oplysninger i fem år.

Oplysninger vedrørende afsluttede sager opbevares sådan, at de ikke kan tilgås af enkelte medlemmer af Kontaktinstansen, men alene kan tilgås, når Kontaktinstansen i plenum beslutter sig herfor, eller af Tovholderen til brug for forberedelsen af en evt. beslutning om at tilgå sådanne oplysninger.

2.4. Kontaktinstansens suppleanter

Hvis tovholderen ikke kan deltage i behandlingen af en sag, kan Kontaktinstansen vælge en midlertidig tovholder udvalgt blandt det øvrige medlemmer. Med Hovedbestyrelsens godkendelse kan et medlem af partiet, der ikke er medlem af Kontaktinstansen, ligeledes vælges som midlertidig tovholder.

Hvis et internt medlem ikke kan deltage i behandlingen af en sag, kan Kontaktinstansen enten 1) behandle en sag med fire medlemmer eller 2) udpege et midlertidigt medlem efter Hovedbestyrelsens godkendelse. Hvis begge interne medlemmer ikke kan deltage, bør der vælges suppleanter som beskrevet i 2).

Foreningsnævnet behandler – som defineret i vedtægterne – tvister omhandlende økonomiske eller vedtægtsmæssige spørgsmål (foreningssager) samt sager, som Hovedbestyrelsen henviser til nævnet. Hvis Foreningsnævnet modtager henvendelser direkte, bør nævnet overveje hvorvidt disse ligger inden for deres sagsområde, og om dele af eller hele henvendelsen bør sendes videre til Kontaktinstansen eller et andet partiorgan.

Foreningsnævnets faste medlemmer kan henvise sager til Kontaktinstansen eller i øvrigt afvise en sag, der ikke falder under nævnets sagsområde, før sagens parter har udpeget deres respektive repræsentanter til nævnet.

Foreningsnævnet tager stilling til de sager, som bliver forelagt for nævnet, ud fra de oplysninger, som parterne fremlægger for nævnet. Det påhviler nævnet at sikre, at alle parter har lige og rimelige muligheder for at gøre deres synspunkter gældende.

Foreningsnævnets afgørelser er endelige og bindende for sagens parter. I sager, som kan have individuel betydning for andre end sagens parter f.eks. sager om gyldigheden af et valg, bør nævnet indhente en udtalelse fra Hovedbestyrelsen og tage behørigt hensyn hertil, medmindre indhentningen af en udtalelse vil indebære en deling af tavshedsbelagte oplysninger med Hovedbestyrelsen, som ikke står i et rimeligt forhold til sagens karakter.

I nogle tilfælde kan der opstå sager om brud på samværspolitikken (personsager) på baggrund af en tvist, der ligger under Foreningsnævnets sagsområde. I disse tilfælde kan nævnet anvendes til at afgøre det konkrete økonomiske eller vedtægtsmæssige spørgsmål, men ikke til at afgøre, hvorvidt samværspolitikken er blevet overtrådt i forbindelse med tvisten. I sådanne tilfælde, bør det undgås at genbehandle spørgsmål, som allerede har været behandlet af Kontaktinstansen.

3.1. Foreningsnævnets suppleanter

Hvis forpersonen for Foreningsnævnet ikke kan deltage i behandlingen af en sag, kan nævnet konstituere sig med én midlertidig forperson udvalgt blandt nævnets øvrige medlemmer. Efter aftale med sagens parter eller med Hovedbestyrelsens godkendelse kan et medlem af partiet, der ikke er medlem af nævnet, ligeledes konstitueres som midlertidig forperson. Den midlertidige forperson skal være jurist eller erhvervsjurist.

Hvis ét menigt fast medlem af Foreningsnævnet ikke kan deltage i behandlingen af en sag, kan nævnet enten 1) behandle en sag med fire medlemmer (forpersonen, et menigt medlem, og to medlemmer udpeget af parterne) eller 2) udpege et midlertidigt medlem efter aftale med sagens parter eller med Hovedbestyrelsens godkendelse.

Hvis ingen af de menige medlemmer af Foreningsnævnet kan deltage i behandlingen af en sag, kan nævnet enten udpege to midlertidige medlemmer efter aftale med sagens parter eller med Hovedbestyrelsens godkendelse.

Består foreningsnævnet i en konkret sag af fire medlemmer og opstår stemmelighed, træffes afgørelse efter forpersonens stemme.

 

Vedtaget af Radikale Venstres hovedbestyrelse den 25. januar 2025.